UF0075 Planificación, Organización y Control de Eventos

SCORM 1. EL TURISMO DE REUNIONES Y SU DEMANDA DE SERVICIOS ESPECIALIZADOS

El turismo de reuniones: concepto y evolución histórica; situación y tendencias; el turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano

Las características diferenciadas y específicas de este tipo de demanda

Mecanismos de decisión. Impactos en los destinos y en sus restantes productos turísticos

Incorporación a la cadena turística de servicios considerados tradicionalmente como servicios a las empresas o no turísticos

Agentes turísticos específicos: organizadores profesionales de eventos, agencias de viajes especializadas y otros. Evolución

SCORM 2. PRINCIPALES DESTINOS TURÍSTICOS NACIONALES E INTERNACIONALES DE TURISMO DE REUNIONES

Factores que determinan la especialización de un destino para turismo de reuniones: imagen de marca, infraestructuras especializadas, capacidad de alojamiento, servicios especializados y oferta complementaria

Características y análisis comparativo de los principales destinos de turismo de reuniones a nivel nacional e internacional

SCORM 3. LOS EVENTOS, SU TIPOLOGÍA Y SU MERCADO

Tipología de reuniones y eventos: congresos, convenciones, viajes de incentivo, exposiciones y ferias, eventos deportivos y otros

El concepto de evento

El mercado de eventos. Los promotores de eventos. Las entidades colaboradoras y los patrocinadores. Participantes y acompañantes

La gestión de eventos como función emisora y como función receptora

Fases del proyecto de un evento

SCORM 4. EL EVENTO COMO PROYECTO: PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTACIÓN Y ORGANIZACIÓN

Fuentes y medios de acceso a la información

Criterios de selección de servicios, prestatarios e intermediarios

Negociación con proveedores: planteamientos y factores clave. Aspectos renegociables

Infraestructuras especializadas para reuniones, actos y exposiciones

Programación del evento: tipología de actos en función de tipología de eventos: sesiones, presentaciones, descansos, comidas, ceremonias, espectáculos y exposiciones

Programación de la logística y de los recursos humanos

Programación de ofertas pre y post evento en función de la tipología de los participantes, tales como ponentes, delegados, acompañantes, comités organizadores y científicos

Gestión de espacios comerciales y de patrocinios

Presidencias honoríficas y participación de personalidades

Confección de cronogramas

Previsión de situaciones emergentes; planes de contingencia; planes de seguridad

Presupuestación del evento

SCORM 5. SERVICIOS REQUERIDOS EN LA ORGANIZACIÓN DE

EVENTOS

Servicios de alojamiento y restauración: Establecimientos. Tipos y características. Formas de servicios. Tarifas

Servicios y métodos de reproducción y proyección de imagen y sonido y de telecomunicaciones

Servicios, modalidades y tecnologías para la traducción, como interpretación de conferencias, traducción de cintas y locuciones o traducción escrita

Métodos y tecnologías de gestión y control de los accesos

Servicios y sistemas de montaje de stands y exposiciones

Secretaría técnica y secretaría científica

Servicios de animación cultural y producción de espectáculos

Transportes de acceso a la sede del evento y transportes internos colectivos

Servicios de diseño, edición e impresión de materiales gráficos, audiovisuales y digitales

Empresas, servicios y funciones de las azafatas de congresos

Otros servicios requeridos en los eventos

SCORM 6. APLICACIONES INFORMÁTICAS ESPECÍFICAS PARA LA GESTIÓN DE EVENTOS

Tipos y comparación

Programas a medida y oferta estándar del mercado

Aplicación de programas integrales para la gestión de las secretarías técnica y científica, pagos y reservas on-line

SCORM 7. EL EVENTO COMO PROYECTO: ORGANIZACIÓN

La organización del evento: Definición de funciones y tareas

Comités y secretarías: funciones y coordinación

Gestión de colaboraciones y patrocinios

Soportes y medios para ofrecer información del evento

Difusión del evento y captación de participantes

Estructura organizativa de un equipo de gestión de eventos

Funciones y responsabilidades

Procedimientos e instrucciones de trabajo

SCORM 8. EL EVENTO COMO PROYECTO: DIRECCIÓN Y CONTROL

Control de inscripciones

Control de cobros

Confirmaciones de inscripción, asignación de espacios en exposiciones y otras comunicaciones a inscritos

Protección de datos personales

Documentación del evento

Procesos administrativos y contables

Seguimiento del proyecto. Actuaciones ante desviaciones

Coordinación

Evaluación de servicios y suministros

Formalización de contratos. Documentación

Supervisión y control del desarrollo del evento

Coordinación y recursos de comunicación, puntualidad en los actos, protocolo, seguridad, servicio técnico, reclamaciones, quejas, conflictos y otras situaciones emergentes

Documentos de control del evento

El informe final del evento

Balances económicos